Lectrices et lecteurs, vous voici sur Fortitudepole, dans lequel vous trouverez des articles sur mes coups de coeur et découvertes, que je tiens à partager avec vous car ces thèmes me paraissent utiles pour les autres. Je vous remercie de votre visite et vous souhaite un bon moment à lire ces billets.
À bientôt et bonne lecture.
Symbole de Kaizen, courtoisie logistique pour tous |
Le cercle de qualité Kaizen: La petite astuce qui transformera vos pannes d’inspiration en un florilège d’idées
Exemple de cercle de qualité Kaizen
« Je n’ai absolument aucune idée d’amélioration », soupira une chef-infirmière en soufflant et
en se rendant à l’auditorium où je dirigeais un séminaire de
travail sur une approche d’amélioration continue dénommée « Kaizen ». Après
le séminaire, j’ai revu cette chef-infirmière comme nous
allions collaborer pour les deux jours à venir dans son unité de soins
chirurgicaux. « Regardez mon
carnet ! s’exclama-t-elle. Je pensais sécher complètement. Mais, pendant votre intervention, j’ai dû jeter une dizaine d’idées sur le papier, des choses que nous pouvons rapidement
améliorer ! ». Qu’est-ce qu’il s’est passé ? L’infirmière-chef m’a répondu : « Je pensais que nous devions venir avec
des propositions de réduction des dépenses. Je n’en avais aucune. Mais, lorsque vous avez dit que la méthode Kaizen consistait à trouver
des idées pour gagner du temps, ou pour faciliter le travail et améliorer les
soins apportés aux patients, j’ai réalisé que j’avais énormément d’idées sur la question ! »
Objectif du cercle de qualité Kaizen
De ce que je sais, les professionnels de la santé ne se
passionnent pas pour le budget de leur section ou celui de l’hôpital.Ils n’y pensent pas beaucoup.Ils songent à leurs patients et sont ennuyés par les problèmes
et le gâchis qui entravent la bonne marche des soins.Comme cet hôpital est un client de KaiNexus, nous nous sommes
connectés au système pour entrer les problèmes ou « les opportunités d’amélioration », ainsi que les idées de cette
professionnelle visant à résoudre ces problèmes. Elle a fait la liste des problèmes et des solutions suivantes :
*Les gens se cognent
toujours dans ce tiroir du bureau des infirmières qui ne ferme jamais (le
réparer contribuera à réduire la frustration ressentie dans un petit lieu de
travail)
*Envisager un moyen d’essuyer
les téléphones professionnels partagés pour réduire la transmission des germes
(donc éviter que le personnel et les patients ne tombent malades)
*Les infirmières et les
aides-soignantes se rendent compte lorsqu’un patient n’a mangé que la moitié de
son repas, mais c’est difficile de quantifier la quantité qui a été laissée.Elle a proposé de créer
un formulaire à afficher pour faciliter l’enregistrement de ce fait dans le
dossier du patient.
Ces
points correspondent à des soucis et des solutions qui lui importent, à elle et
son équipe. Ils ont vu ces problèmes et, quand ils ont eu la parole, ils les
ont identifiés et ont eu de très bonnes idées. Chacune de ces idées, ainsi que les douze suivantes qui ont été
repérées dans le service pendant les deux jours suivants, fera une petite
différence. Cependant il était difficile de quantifier le coût économisé par
chaque proposition.
Principes du cercle de qualité Kaizen
Courtoisie 1000ventures.com |
Mais l’un des principes de Kaizen est d’encourager la participation, et de mettre l’accent sur le fait que chaque idée, aussi humble soit-elle, est
une bonne idée et vaut la peine d’être mise en place. L’approche Kaizen implique les infirmières et le personnel dans
des tâches qui les intéresse directement. Contrairement aux sessions où nous avions défini la réduction des coûts comme objectif principal, nous
avons en fait économisé plus d’argent lorsque les dollars et les cents sont un résultat secondaire dans une démarche
d’amélioration des soins aux patient ou de
rendre les postes de travail moins frustrants. À part, les infirmières disent :« Personne ne voyait
le sujet sous cet angle, comme le fait ce séminaire. « Ok, comment allons-nous faire des économies ou améliorer
le résultat ? »…C’est ce que nous
faisons, mais ce n’est pas ainsi que nous y pensons. Nous nous posons les questions suivantes, plutôt:
comment aider un patient à être mieux satisfait ? Qu’est-ce que nous
faisons pour que ce lieu de travail soit plus sûr pour chacun ? C’est ainsi que nous
pensons. Je pense que si nous
avions cette approche donnée par nos gestionnaires qui nous diraient :
« vous savez, il faut réduire les coûts », ça aurait été différent. Ça aurait donné quelque
chose de différent.
Avantages du cercle de qualité Kaizen
Si les
dirigeants répondent « non » aux idées mineures, parce qu’ils ne croient pas que c’est un problème ou parce qu’il n’y a pas de retour sur investissement, les gens
ne donneront plus leurs idées en réunion. La perte entraînée par cette absence de participation peut être
incalculable. Dans la base de données concernant différents établissements de
santé, une idée sur dix générée dans un programme Kaizen a un effet mesurable
et direct sur les réductions des coûts. Le
résultat peut afficher une économie de 500 USD annuellement ou 10 heures
supplémentaires en moins chaque semaine. Les neuf autres idées ont amélioré la sécurité, la qualité, le
vécu du patient ou la satisfaction du personnel. Mettre en place un grand nombre d’idées mineures permet de diminuer les taux de rotation du
personnel, ce qui économise beaucoup d’argent dans tous les cas. Environ une proposition sur 250 ou 300 finit par avoir un
impact financier étonnamment surprenant, important et direct. L’un de nos clients KaiNexus a mis en place une petite
amélioration pour former les patients dans une unité d’endocrinologie simplement en leur montrant comment ce serait
plus pratique pour eux de prendre leurs médicaments à la pharmacie de l’hôpital plutôt qu'à une pharmacie extérieure. En fait, l’infirmière qui a soumis la proposition pensait
au vécu du patient et à une meilleure intégration clinique. Dans
les trois premiers mois, l’hôpital a généré 600.00 USD de remboursements
pharmaceutiques quand environ un tiers de ses patients a commencé à s’approvisionner à la pharmacie de l’hôpital.
Des propositions mineures qui s’additionnent peuvent avoir un impact important. Parfois, certaines suggestions simples peuvent avoir un
résultat plus important que ce qu’on escomptait. C’est pourquoi le simple nombre d’améliorations suggérées importe (plus de 25.000 propositions
ont été mises en place à Franciscan St. Francis depuis 2007). C’est pour cela qu’ils ont mis en place une base de données des
années auparavant pour suivre et partager toutes ces propositions.Habituellement, les hôpitaux demandent des réductions des coût et
encouragent le personnel à proposer des projets significatifs et des idées
majeures. Dans une approche Kaizen, nous demandons aux gens de gagner du
temps et de faire de meilleures prestations d’une autre façon. L’hôpital Franciscan St. Francis a économisé des
millions de dollars en utilisant cette approche. Nos clients KaiNexus ont
généré plus de 40 millions de dollars grâce à des efforts d’innovation et d’amélioration. Sur votre lieu de travail, vous pouvez le faire aussi. Que proposez-vous pour contribuer à une culture de l’amélioration continue dans les hôpitaux ou tout autre lieu de
travail en 2015?
From Mark Graban, "the little difference that turns "no ideas" into "Lots of ideas"
From Mark Graban, "the little difference that turns "no ideas" into "Lots of ideas"
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